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做行政想和领导高效沟通,学会这6点就够了!

        一个人知道怎么说话却不一定清楚该如何和领导说话,如何说话获得高效沟通。这里的沟通包括向领导提出问题,确认需求,寻求支持和汇报工作等方面。所以学会和领导“好好说话”,事关你在职场上是升迁,还是滚蛋;是得意的笑,还是悲催的哭。兹事体大,必须重视。只有先摸清楚领导的个性和管理风格,才能有针对性地采取不同的沟通策略,达到事半功倍的效果。
 

        作风强悍的领导,通常看不上说话唯唯诺诺,啰里八嗦的下属;而一个行事温和的领导也会对经常“一针见血”直接指出同事问题的人避让三舍。在认清了领导总体风格后,我们来看看如下6种技巧,如何帮助我们和领导“这只怪兽”高效沟通。
 

        1.给选择题,而不是问答题
        有些人在跟领导汇报工作的时候,特别容易犯的错误就是给领导出一道问答题,也就是直接问领导答案或解决办法。这也许是因为自己的经验或知识的确有限,是真心不知道答案或该怎么办,才去问领导。但是这样做只能给领导留下很不成熟,能力欠佳的印象。
 

        而给领导出选择题则完全不同,它是你在提出问题的同时,给出几种建议或方案,以及每种方案的优劣势,最后阐述自己认为合理的建议和相应的理由,以备领导选择和决定。大多数领导都喜欢这样的汇报,因为他雇了你,就是要让你做好基础调研工作(问答题),而他则把精力放在如何有效做决策(选择题)。

 
        2.重点突出逻辑清晰
        领导的时间都很宝贵,没有时间和耐心听你长篇大论,所以要提前想好这次谈话的目的和核心要点,比如重点1,2,3。还需要注意将重要的事情放在最前面说。领导对那些说话啰嗦,没有重点,语焉不详,东拉西扯的人,心里其实恨的牙痒痒,表面上却只能做出无语状。
 

        你完全可以从他紧缩的眉头,紧闭的嘴巴察觉到这种情绪,但如果你当时正自嗨似的自顾自演说,当然观察不到这些。所以连你自己都没想清楚的事情就不要急着去找领导,因为到时你只能越说越乱,毫无逻辑,领导最后都会被你说的抓狂了。
 

        3.先讲结论,再展开具体说明
        我们普通人通常喜欢将事情的来龙去脉先说清楚,然后才给出结论。但是这其实并不适合对领导的汇报。还是那句话,领导一般没什么耐心,当你沉浸在自己一步一步描述细节的时候,领导心里却只有一句:“你到底想说什么?”“你的point是什么?”
 

        我们需要先给出结论,让领导知道你的态度和想法,然后他才有可能带着问题去听下一步关于细节的具体说明和论述。如果不是这样,遇到脾气好的领导,他其实真的是在耐着性子听你说,而没耐心的领导会马上打断你,质问你的结论是什么,让你非常尴尬,这样的例子我见过太多,什么难堪的情形都有。

 
        4.重要汇报需要提前做演习
        也就是一定要事先针对汇报内容做模拟练习,从把控时间,汇报语言,逻辑框架等几方面准备,做到熟练掌握,烂熟于心。在排练过程中将自己的“台词”设计好,既包括幻灯片页之间的过渡用语,也包括介绍每一页幻灯片时的语言描述,以做到用语精炼和精准,思路清晰,重点突出。最好能够先把这些用语记在纸面上,边演练边反复修改,这些都能帮助我们在最后的展示环节完美表现自己。我曾经写过专门针对这方面的文章《你做presentation(展示)这么差,原来是没做这件事!》。越是在级别高的会上,给级别高的领导汇报,越是要认真准备。
 

        其次除了准备汇报内容的本身,还要针对容易被问到的问题进行精心准备如何应对,尤其针对一些数据来源和结论的推导。这样会显得你做事非常认真严谨。我有个同事,遇到重要的工作汇报时,都要提前练习,喜欢拉上我帮她把关,给她意见。她对自己的语速,表情,用语都颇为用心,慢慢地从一开始有点做作,不自然过渡到大方得体,充满自信的状态,让我也从中收益。
 

        5.讲究说话方式,不能当好好先生,马屁精,也不能过于直接,不走大脑
        有人说,领导毕竟是领导,我们什么都点头,什么都听他的不就完了吗,可是为什么当我真的什么都听他的时候,他还是不满意?这个困惑存在于很多人心中。首先我们要肯定这种对领导尊重的态度是对的。虽然有时你对领导并不服气,觉得他并没有能力,但是在你还没本事取代他,或者跳槽走人的时候,还是要抱着这种心态,他是“光荣,伟大,正确”的领导。
 

        这样在你和他沟通,汇报工作的时候自己心态才不会过于扭曲,特别难受。所以我们需要适当的拍拍领导,给他点“阳光”。另外一方面,从领导的角度来看,他在喜欢被认可的同时,也希望能够听到你对问题的想法和建议,希望你能帮助他减少麻烦,解决问题。仅凭一张会说的嘴而没有任何实际办法和行动,那屁用没有。这里要注意矫枉过正,不能说领导不喜欢好好先生,你就可以毫无顾忌的将自己的真实想法和盘托出。
 

        即便遇到一个相当开明的老板,愿意倾听你对公司的看法和建议,也尽量避免知无不尽,言无不言。尤其不要轻易表现对具体个人或具体事件的赞扬或反感,这容易造成老板认为那只是你个性的情绪化的表达,是私人想法。
 

        所以在这种情况下,学会站在公司角度,从大局出发再谈你的想法和改善建议,会让老板对你刮目相看,对你的信任和依赖程度会加深。(参看我之前的一篇文章《助理和老板之间,底线竟在这里!》)另外,好的说话方式同样会帮你达到意想不到的沟通效果。如下这个段子之所以流传很久就是这方面的典范,你看到区别了吗?有个人问牧师:“我可以在祈祷时抽烟吗?” 牧师断然说No。但当另一个人换个说法问牧师:“我可以在抽烟时祈祷吗?”牧师的回答却是:“当然,上帝鼓励人们随时随地向他祷告!”

 
        6.多问几个问什么
        为了避免工作做完最后被老板骂,或者重新返工,最好在工作开展前,多问老板几个为什么,比如他的期望是什么?希望什么样的产出?如遇脑子清楚的领导,那你比较走运,在领导给了明确的方向后再动手工作,最后任务的完成质量也会八九不离十。
 

        但如果遇到一个领导,在下达任务时,自己也不是十分清楚,或者还没时间梳理清楚时,对你来说就比较棘手。
 

        这时先试着将自己抽离出来,站在领导的角度思考,他让我做这项工作或者完成这项任务的背景是什么,对公司业务影响有哪些?为什么要做这件事?因为任何事情都有因果和内部逻辑,当你能这么想的时候,不妨整理好分享给领导,向他确认。如果得到积极确认,就非常好了,如果没有,这个过程领导也会发现你是个爱思考的人,也许在这个过程中也激发了他的灵感,很多时候,他自己的想法也随之梳理得更加清晰了。
 
 

        以上,你可能不能将这些技巧全面掌握或同时运用,但是先从最简单易行或者从其中某两点开始实践,过一段时间你就会感受到自己的变化,以及领导对你的态度的转变。因为不懂得和领导高效沟通,不懂得和同事高效沟通的人,你又怎么能信任TA,并委以重任呢?
 
 

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